見た目も効率もアップ!賢い人がやっている書類整理のコツ

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いらない物は処分!

ラベルやファイリングは定番

しまったはずの書類が必要になったが、どこにしまったのか分からない場合、本来の意味で整理整頓とは言えません。またアナタだけが書類の在りかを知っている、または整頓方法を知っていても他の従業員が困ってしまうので意味がありません。全ての従業員が困らずに書類を見つけられるのが、本来の整頓となります。
それにはまずラベリング、ファイリングが必要です。書類をカテゴリ別に分けてしまうのは整頓の定番ですが、そこにどのような書類があるのか忘れてしまわないようにラベルを貼っていきます。また書類といっても様々な種類があるので、それを分けるためにファイリングを行えば収納した書類がどこにあるのか一目瞭然です。
取り決めたルールを書面化、またはデータにしておくと共有が楽になります。

電子化して物理的なスペースを確保

紙媒体の書類というのは、とても場所を取りますし劣化した時に読めなくなるケースもあります。この手法は上長の了解や、従業員の理解が必要になりますが、それが可能であれば紙ベースの書類をデータ化すると良いですね。
データは一つの端末に保管するのではなく、共有サーバーに保管する事で破損のリスクを回避できますし定期的にバックアップをすれば問題ありません。書類をデータ化する専門の業者もいますが、手軽に行うのであればスマートフォンやウェブカメラを使っても良いでしょう。
但し、データもある程度の容量がありますし、格納している場所に関しても整理整頓が必要です。サーバー内でもファイル分け(ラベル分け)のルールを適用する事が重要です。


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